背景：

       李某是某物业服务公司客服部一名入职两年的老员工。近期，其主管发现李某频繁出现上班时间长时间浏览无关网页、回复客户咨询速度显著低于团队平均水平且错误率高、多次未能按时提交工作日报、在团队会议中态度敷衍等情况。且经主管多次口头提醒后，李某虽然口头答应但却未见改进，公司团队士气和工作效率也受到明显影响。公司认为李某的行为已构成“严重违纪”，可直接依据《劳动合同法》第三十九条第二项，以其“严重违反用人单位的规章制度”为由，单方面解除劳动合同。

争议点：

       李某提起劳动仲裁，认为公司没有明确的规章制度规定何为“消极怠工”及对应的处罚且公司从未对其行为进行过正式、书面的警告或处罚，故主张解除劳动关系的决定过于严厉，属于违法解除。要求公司支付赔偿金。

二、法律规定及有关分析

       公司若要合法合规地处理“不配合工作，消极怠工”的员工同时避免其为公司带来的风险，应找准法律规定，在法律范畴上通常不直接使用“消极怠工”等词汇，而基本适用“严重违反规章制度”的条款。

       （一）关于“严重违反规章制度”解除劳动关系的核心法律依据

       1、《中华人民共和国劳动合同法》第三十九条第一款第（二）项规定：严重违反用人单位的规章制度的，用人单位可以解除劳动合同

       2、《中华人民共和国劳动合同法》第四条规定：用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

       3、《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第五十条规定：用人单位根据劳动合同法第四条规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为确定双方权利义务的依据。

       4、《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》第六条规定：发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。

        (二) 司法实践中的审查要件

      劳动争议处理机构在审理此类案件时，会严格审查用人单位是否同时满足以下三个核心要件，任一要件存在瑕疵，解除行为即可能被认定为违法：

        1规章制度本身需具备合法性与合理性

       公司的规章制度本身具有合法性与合理性是展开行为的基础，其在形式和内容上都应当符合法律规范和公序良俗。

       （1）内容上，规章制度的内容不得违反法律、行政法规的强制性规定，且需具有合理性。

       例如，规定“一次迟到即属严重违纪”可能因不合理而不被采纳。对于“消极怠工”“不服从工作安排”等定性描述，必须有具体、可量化的行为界定（如“无正当理由，连续三个工作日未完成指派工作”或“月度内累计拒绝执行合理工作指令达三次”）。

       （2）程序上，根据《劳动合同法》第四条，直接涉及劳动者切身利益的规章制度必须经过民主程序并已向劳动者公示告知。

       例如，通过员工手册签收、内部系统公告、培训签到等方式证明员工已知悉。

       2用人单位进行充分举证

       事实上，在劳动关系中，公司相对于劳动者而言属于强势方，所以在《中华人民共和国劳动合同法》中对劳动者采取的是倾斜性保护；在法律上，根据《劳动争议调解仲裁法》第六条，用人单位对员工作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同等决定而发生的争议，负举证责任，若不提供，公司自身要承担不利后果。

       基于上述要求，公司应做好以下的书面证据保留，以避免因员工“消极怠工、不配合工作”解除劳动合同却因缺乏相应证据而造成公司不必要的经济损失。

       （1）公司需提供充分证据证明员工确实存在“不配合工作、消极怠工”的行为。例如：任务分配记录（邮件、工作群聊天记录）、工作未完成的证据、绩效面谈记录、同事证言、工作电脑活动记录等。

       （2）证明违纪行为达到“严重”程度。不能仅凭主观感觉，需证明该行为给公司造成了实质性损害。例如，项目延误导致经济损失、严重影响团队士气与管理秩序或正式的书面警告等。

       3解除程序需符合法律规定

       根据《劳动合同法》第四十三条，用人单位单方解除劳动合同，应当事先将理由通知工会。如果公司没有建立工会，也应按当地规定通知上级工会。这是一个法定程序，未履行此义务，即使员工确实存在严重违纪，解除行为也可能因程序违法而被认定为无效。

三、公司操作指南

       （一）阶段一：事前预防

       公司方为自己利益考量应制定关于“严重违反规章制度”的完善规章制度以避免后续可能因员工表现问题与其解除劳动合同为公司所带来的风险。以下是公司应注意的关键：

       1、具体化违纪行为。

       可以在本公司《员工手册》或专项纪律规定中，明确定义“不配合工作”“消极怠工”的具体情形，同时确保每位员工在入职时签署《员工手册签收确认函》，作为已告知的证据。

       例如：“未经合理批准，未能按时完成直属领导交办的、职责范围内的常规工作任务，月度内累计达到3次”；“在工作时间内，从事与工作无关的活动日均超过2小时，经提醒仍不改正”等。

       2、设定清晰的纪律处分阶梯。

       如：口头警告→书面警告→最终警告→解除劳动合同，若从“口头警告”直接上升至“解除劳动合同”可能存在惩罚过度的外观。

       （二）阶段二：事中做好记录

       公司需要依据员工在工作期间的实际表现来判断员工是否“消极怠工、不配合工作”，因公司已在员工入职前已经存在完善的制度规范，故公司应按照已经量化的客观标准对员工工作期间的表现进行动态追踪，以作为其严重违反规章制度的重要证据。

       1、及时沟通并进行记录

       若发现员工有消极怠工迹象，直属领导应立即进行非正式沟通，了解原因并提出明确要求，同时通过邮件等方式简单记录沟通要点。也可以通过工作邮件、OA系统下达任务，明确截止日期和要求，若员工未完成或完成质量差，这些记录都是客观证据。

       2、发出书面警告

       如果上述非正式沟通无效，应升级为书面警告。

       警告信可包含：具体的不当行为描述（时间、事件）、该行为违反的公司制度具体条款、要求其改正的期限和标准，以及如不改正将面临的进一步后果（如升级处分、PIP甚至解雇）。

       （三）阶段三：审查与解除

       当经过上述沟通和书面警告，员工依旧不配合工作并未在工作上做出改善，公司在做出解除劳动关系的决定前，应确保没有法律漏洞，以免造成公司不必要的损失。

        1、进行内部审查

       在做出解除决定前，人事部门应牵头结合该员工之前的工作情况和相关的文件资料进行合规性审查。

       a、员工是否在入职时就明确公司相关工作制度及要求？（检查《员工手册》签收记录）

       b、员工消极怠工、不配合工作的证据是否充分？（检查书面警告、PIP记录、任务未完成证明等，能否形成完整证据链证明其行为“严重”）

       c、最终的通知程序是否完备？（是否履行了通知工会的程序？）

       当确认公司的解除流程完全合规后，形成《违纪调查报告》及解除建议，报有权部门批准。

       2、作出解除决定并送达对方

       首先，根据《劳动合同法》第四十三条，用人单位单方解除劳动合同，应当事先将理由通知工会。故向工会发送《关于拟解除与某某劳动合同的通知》，说明理由和依据，听取工会意见，并保留工会复函或送达凭证。如果公司没有建立工会，也应按当地规定通知上级工会，这是一个法定程序。

       其次，向员工送达《解除劳动合同通知书》时，文中必须明确写明解除原因是“严重违反规章制度”，并指出所违反的具体条款，简述关键事实。例如，在PIP（Performance Improvement Plan，绩效改进计划）期间，仍未能达到约定的改进目标。

       最后，优先选择当面送达签收。如员工拒绝，采用EMS邮寄至劳动合同载明的地址，保留好邮寄凭证。

       3、备选方案

       如果证据链存在相对薄弱环节，评估后认为被认定为违法解除的风险较高，公司可采取更稳妥的协商解除方案。

       人事可与员工进行沟通，基于《劳动合同法》第三十六条，用人单位与劳动者协商一致，可以解除劳动合同。签署《协商解除劳动合同协议书》，约定由公司支付经济补偿金（N），这一般比支付违法解除赔偿金（2N）成本更低。

胡淑婷

建纬律师事务所 实习生

现就读于上海财经大学法律硕士专业

夏  晶

建纬律师事务所 合伙人

       上海市建纬律师事务所党总支纪律委员、第二党支部书记、不动产金融部合伙人，任第一届上海市法治研究会社区治理专业委员会委员，第十一届、第十二届上海市律师协会物业管理专业委员会委员，第二届黄浦区青年律师联谊会理事，上海宋庆龄基金会新时代文化专项基金公益法律顾问，赣江新区国际仲裁院 IACG 仲裁员等职务，被上海市律师协会评定为“建筑房地产”专业律师，拥有中国证券投资基金业协会AMAC基金从业资格。

       夏律师拥有多年大型国企、律师事务所运营管理经验，业务领域及服务范围涵盖：房地产（包括：房地产收并购、建设、招商、运营、物业服务、城市更新、片区开发）、建设工程（包括：项目施工全过程）、基础设施（包括：数据中心、汽车新能源、电力、污水处理、环卫一体化的投融资、建设、运营）；投资金融（包括：私募基金、资产证券化、银行、保险、信托）；企业合规（法律风险管控体系建设、合同文本体系建设）等方面。

       执业以来，夏律师先后为旭辉集团、永升物业、万科地产、龙湖地产、龙湖物业、新城控股、华润置地、绿地控股、金地集团、金茂地产、弘阳地产、雅居乐集团、阿里巴巴、金拱门、联想、普洛斯、太平洋保险、上银国际、上海隧道工程、上海公路桥梁、南宁建宁水务投资集团、国科新能源、中赫建设、国家科技成果转化引导基金、中信银行、光大银行、南京银行等世界及中国500强企业、政府及下辖机构等提供专业法律服务及问题解决方案。

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作者 | 胡淑婷、夏晶

编辑 | 建纬品牌部