案情：

       某物业服务公司员工张某因与主管发生争执，于2023年8月10日通过微信向主管发送“我干不下去了，下周就不来了”。公司HR得知后，立即通过企业微信向张某发送标准版《离职申请表》，要求其填写并提交以启动正式离职流程。张某已读未回。之后一周，张某照常打卡上班，但工作状态消极，对交接工作极不配合。至8月17日（其自称的最后工作日），张某未提交任何书面离职文件，也未归还公司电脑及门禁卡。8月18日起，张某未再出勤。公司面临两难局面：若单方停缴社保，恐被认定为违法解除；若继续维持劳动关系，则需支付工资及社保支出。

争议点：

       在员工提出离职意向但后续反悔或不配合办理手续的情况下，公司应如何合法、安全地终止劳动关系？

二、法律规定

     （一）关于离职程序与文书签署的法律规定

       1《中华人民共和国劳动合同法》第五十条

       用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。劳动者应当按照双方约定，办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的，在办结工作交接时支付。

       2《中华人民共和国劳动合同法》第三十七条

       劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位，可以解除劳动合同。劳动者在试用期内提前三日通知用人单位，可以解除劳动合同。

       3《中华人民共和国劳动合同法》第八十九条

       用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。

       （二）公司法律风险核心1证据缺失给公司带来的不确定性

       《离职申请单》等文件是证明公司已履行告知义务、员工已完成工作交接、双方对解除后续事宜无异议的重要补充证据，若员工拒不签署相关文件，则可能会给公司带来以下隐患：

        （1）员工拒绝签署离职相关文件，可能会存在员工事后反悔，声称对协商解除不知情，反而导致公司需要承担违法解除劳动关系的责任，进行经济赔偿。

        （2）解除劳动关系的文件，如果员工不签收，则公司无法以最简单的方式证明自己已履行法定义务。若员工未来因无法享受失业保险待遇或因缺少解除证明再就业困难而向公司索赔，公司将面临因无法证明已及时出具并送达解除证明而需承担赔偿责任的风险。

       （3）如果公司在王某辞职意思表示存在争议情况下，单方面停缴社保、注销门禁，极易被认定为用人单位违法单方解除劳动合同。根据《劳动合同法》第四十八条和第八十七条，公司将面临支付赔偿金（2N）的风险。

        （4）犹豫不决、放任不管将导致公司持续支付工资、社保，增加公司不必要的支出。

       2举证责任倒置

       根据《劳动争议调解仲裁法》第六条规定，与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。

       在关于是否出具解除证明的争议中，用人单位负有主要的举证责任。公司必须提供证据证明其已经依法向劳动者送达了解除证明。如果员工不签收，公司必须采取其他可留存证据的送达方式。

       三、公司操作指南

       （一）阶段一：固定真实意图，掌握主动权

       为了避免出现此类事前与公司已经交流过离职合意后又拒绝签署相关离职文件的情况给公司带来的风险，应在获悉员工有离职意向的第一时间进行记录。

       1、明确意思表示，固定关键证据

       人事应在得知员工离职意向的第一时间与张某进行正式沟通，明确询问其真实意思表示，将口头上的表述转化为清晰、可追溯的确认记录。若员工确认辞职，则要求其当场签署《离职申请表》或提交书面辞职信。若其表示反悔或含糊其辞，则已保留的证据对其不利。

       2、发送《催告通知函》，掌握主动权

       无论与员工的沟通如何均需通过企业微信、电子邮箱及EMS快递三种渠道，向其发送《关于限期确认离职意向及办理工作交接的通知》，其内容包括：

       重申其离职意图，指出根据公司规定，离职需提交书面申请；要求其在指定日期前书面确认离职意向及最后工作日并明确告知公司，逾期未确认或未到岗，将视为旷工，公司有权依据规章制度处理。

       （二）阶段二：分情况区别对待

       1、情况一：员工依旧到岗上班

       若员工仅在口头提出离职，未签署相关离职文件办理离职手续，但消极怠工、不配合相关工作。此时公司的管理目标应从“处理离职”转为“管理绩效与违纪”。

       （1）主管及时沟通并进行记录

       若发现员工有消极怠工迹象，直属领导应立即进行非正式沟通同时通过邮件等方式简单记录沟通要点。也可以通过工作邮件、OA系统下达任务，明确截止日期和要求，若员工未完成或完成质量差，这些记录都是客观证据。

       （2）发出书面警告

       如果上述非正式沟通无效，应升级为书面警告。

       比如，主管每日通过邮件下达具体、可量化、有时限的工作指令或者对其消极怠工、不配合交接的行为，每次通过邮件或书面《工作指令函》记录，并设定完成期限。

       例如，主管可每日通过邮件下达具体、可量化、有时限的工作指令；若员工出现消极怠工、不配合交接等行为，每次均通过邮件或书面《工作指令函》进行记录，并设定明确完成期限。

       2、情况二：员工不再到岗上班

       员工在口头提出离职后，未签署相关离职文件以及办理交接手续，此时，公司的目标应从“处理离职”转向“处理严重违纪”。

       （1）启动旷工处理流程

       人事部门应向该员工发送《返岗催告通知》（内容同第一阶段催告函，但需强调其已多日旷工），通知中应明确告知逾期未返岗且无正当理由的后果：公司将依据规章制度按旷工处理，累计达到规定天数后将视为严重违纪，公司有权单方解除劳动合同。同时，应严格记录此期间的考勤情况。

       （2）保留通知送达凭证

       妥善保管EMS邮寄底单和物流签收记录，这是证明公司已履行告知义务的关键证据。

       （三）阶段三：审查与解除

       当经过上述书面警告以及通知后，员工依旧不配合签署相关离职文件，公司在做出解除劳动关系的决定前，应确保没有法律漏洞，以免造成公司不必要的损失。

       1、进行内部审查

       （1）以“严重违纪（旷工）”为由解除

       检查公司已收集的书面资料并确认规章制度经过民主程序和公示程序。

       包括《催告通知函》送达凭证、员工的考勤记录、员工未请假的相关证明以及《员工手册》关于旷工天数的规定“连续旷工3天或年度累计旷工5天属严重违纪，公司可立即解除合同”等。

       （2）以“消极怠工”为由解除

       检查公司已收集的书面资料并确认规章制度经过民主程序和公示程序。

       包括《员工手册》签收记录，检查书面警告、PIP（Performance Improvement Plan，绩效改进计划）记录、任务未完成证明等。

       2、履行法定程序后作出解除决定

       首先，根据《劳动合同法》第四十三条，用人单位单方解除劳动合同，应当事先将理由通知工会。故向工会发送《关于拟解除与某某劳动合同的通知》，说明理由和依据，听取工会意见，并保留工会复函或送达凭证。如果公司没有建立工会，也应按当地规定通知上级工会，这是一个法定程序。

       其次，向员工送达《解除劳动合同通知书》，文中必须明确写明解除原因是“严重违反规章制度”，并指出所违反的具体条款，简述关键事实正文明确写明解除理由，

       例如：“因您自2023年8月18日起至今，在未履行任何请假手续的情况下未到岗工作，已连续旷工X日，该行为已严重违反公司《员工手册》第X条之规定，现公司依法决定自X年X月X日起与您解除劳动合同。”

       优先当面送达并要求签收。如无法当面送达，则通过EMS邮寄至其身份证地址及劳动合同确认地址，保留好邮寄凭证。

       3、后续事宜

       依法支付至解除日的工资，确定该劳动关系已经结束，不再对公司产生其他影响。

  胡淑婷

建纬律师事务所 实习生

现就读于上海财经大学法律硕士专业

  

夏  晶

建纬律师事务所 合伙人

       上海市建纬律师事务所党总支纪律委员、第二党支部书记、不动产金融部合伙人，任第一届上海市法治研究会社区治理专业委员会委员，第十一届、第十二届上海市律师协会物业管理专业委员会委员，第二届黄浦区青年律师联谊会理事，上海宋庆龄基金会新时代文化专项基金公益法律顾问，赣江新区国际仲裁院 IACG 仲裁员等职务，被上海市律师协会评定为“建筑房地产”专业律师，拥有中国证券投资基金业协会AMAC基金从业资格。

       夏律师拥有多年大型国企、律师事务所运营管理经验，业务领域及服务范围涵盖：房地产（包括：房地产收并购、建设、招商、运营、物业服务、城市更新、片区开发）、建设工程（包括：项目施工全过程）、基础设施（包括：数据中心、汽车新能源、电力、污水处理、环卫一体化的投融资、建设、运营）；投资金融（包括：私募基金、资产证券化、银行、保险、信托）；企业合规（法律风险管控体系建设、合同文本体系建设）等方面。

       执业以来，夏律师先后为旭辉集团、永升物业、万科地产、龙湖地产、龙湖物业、新城控股、华润置地、绿地控股、金地集团、金茂地产、弘阳地产、雅居乐集团、阿里巴巴、金拱门、联想、普洛斯、太平洋保险、上银国际、上海隧道工程、上海公路桥梁、南宁建宁水务投资集团、国科新能源、中赫建设、国家科技成果转化引导基金、中信银行、光大银行、南京银行等世界及中国500强企业、政府及下辖机构等提供专业法律服务及问题解决方案。

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作者 | 胡淑婷、夏晶

编辑 | 建纬品牌部